Procedure bij gevraagd advies

Wanneer een overheidsorganisatie het initiatief neemt voor een adviesvraag geldt de volgende procedure:

1. Elke adviesvraag start met een intake bij het ENW-secretariaat. De adviesvrager neemt contact op met de ENW-coördinator, mevrouw Marieke Hazelhoff  via enwsecretariaat@rws.nl. Uit het intakegesprek moet onder meer blijken of de vraag past binnen de scope van het ENW en dus of het ENW de vraag in behandeling kan nemen. Zo adviseert het ENW in principe niet over het toepassen van reeds bestaande kennis en kan de vraag misschien beter gesteld kan worden aan de Helpdesk Water (toepassen bestaande kennis), aan een advies- of ingenieursbureau (bijvoorbeeld over het uitvoeren van een beoordeling of het maken van een ontwerp) of aan het Adviesteam Dijkontwerp (toepassen ontwerpinstrumentarium, nieuwe normering). De ENW-coördinator besluit, eventueel na intern overleg, of een vraag in behandeling genomen wordt. In het intakegesprek komt ook aan de orde wie de vraag formeel stelt (zie ook punt 4) en welke voorwaarden het ENW stelt aan de stukken die worden aangeleverd.
2. De adviesvrager bespreekt een concept van de adviesvraag met de ENW-coördinator, waarna de adviesvraag wordt afgerond en formeel wordt ingediend.
   Adressering van de adviesaanvraag (brief + bijlagen) is als volgt:
   Expertise Netwerk Waterveiligheid
   de voorzitter mevrouw ir. H.C. Klavers
   p/a Rijkswaterstaat WVL, afdeling Waterkeringen
   t.a.v. mevrouw ir. M. Hazelhoff
   Postbus 2232
   3500 GE Utrecht
   De brief en bijlagen bij voorkeur digitaal, als ondertekende PDF, sturen naar enwsecretariaat@rws.nl.
3. De adviesvraag wordt - in principe - ingediend namens het bestuur van de vragende organisatie en is minimaal ondertekend op directieniveau. Het ENW richt zijn adviezen aan waterschappen aan het dagelijks bestuur, adviezen aan DGWB aan de directeur-generaal Water en Bodem en adviezen aan Rijkswaterstaat aan de hoofdingenieur-directeur van de desbetreffende dienst of de programmadirecteur.
4. Zodra een vraag in behandeling is genomen bepalen de ENW-voorzitter, de werkgroepvoorzitters en de ENW-coördinator welke ENW-groep de adviesaanvraag zal bespreken. Afhankelijk van de complexiteit van de vraag is dit de Kerngroep, één van de werkgroepen, meerdere werkgroepen voor verschillende onderdelen waarbij één werkgroep leidend is, of een speciaal samen te stellen tijdelijke groep.
5. De ENW-coördinator stelt de adviesvrager op de hoogte van de behandeling van de adviesvraag en de planning die daarbij hoort. Het streven is dit binnen twee weken na de intake te doen.
6. De meeste adviesvragen zullen in één van de werkgroepen worden behandeld, waarna de werkgroep een advies opstelt voor de Kerngroep. Tijdens de behandeling in de werkgroep kan de adviesvrager nadere toelichting geven. Afspraken hierover worden rechtstreeks gemaakt door de adviesvrager en de werkgroepsecretaris.
7. De Kerngroep bespreekt het werkgroepadvies en stelt daarna het definitieve advies op. De adviesvrager ontvangt het advies altijd schriftelijk. DGWB ontvangt een afschrift.
8. Na ongeveer drie maanden informeert de ENW-coördinator bij de adviesvrager hoe het advies is ontvangen en wat ermee is of wordt gedaan.