Procedure bij gevraagd advies
Wanneer een overheidsorganisatie het initiatief neemt voor een adviesvraag geldt de volgende procedure:
- Elke adviesvraag start met een intake bij het ENW-secretariaat. De adviesvrager neemt contact op met de ENW-coördinator, de heer Niek van der Sleen via niek.vander.sleen@rws.nl.
De intake vindt plaats met de adviesvrager, de coördinator van het ENW en een werkgroepsecretaris.
In het intakegesprek wordt duidelijk of de vraag past binnen de scope van het ENW en of het ENW de vraag dus in behandeling kan nemen. Zo adviseert het ENW in principe niet over het toepassen van reeds bestaande kennis en kan de vraag dan misschien beter gesteld worden aan het Informatiepunt Leefomgeving (toepassen bestaande kennis), een advies- of ingenieursbureau (bijvoorbeeld over het uitvoeren van een toetsing of beoordeling of het maken van een ontwerp) of aan het Adviesteam Dijkontwerp (toepassen Ontwerpinstrumentarium, overstromingskansbenadering).
In het intakegesprek komt ook aan de orde wie de vraag formeel stelt (zie ook punt 4), wat de context van de adviesvraag is en wat de gewenste planning van de adviesvragen is.
Ook wordt in het intakegesprek de werkwijze van het ENW toegelicht en wordt besproken welke voorwaarden het ENW stelt aan de stukken die worden aangeleverd. - Daarna bepalen de ENW-voorzitter, de werkgroepvoorzitters en de ENW-coördinator schriftelijk aan de hand van een verslag van de intake in welke ENW-werkgroep de adviesaanvraag zal landen. Afhankelijk van de complexiteit van de vraag is dit de Kerngroep, één van de werkgroepen, meerdere werkgroepen voor verschillende onderdelen waarbij één werkgroep leidend is, of een speciaal samen te stellen tijdelijke adviesgroep.
- De adviesvrager zal vervolgens door de secretaris van de werkgroep aan wie de adviesvraag is toegewezen worden uitgenodigd om de adviesvraag in een werkgroepoverleg toe te lichten . Indien er sprake is van een adviesgroepje samengesteld uit meerdere werkgroepen worden ook die leden uitgenodigd. In dit werkgroepoverleg zullen ook afspraken worden gemaakt over het te lopen proces. De werkgroepvoorzitter en werkgroepsecretaris stemmen af of er een extra cross check benodigd is om te verifiëren dat de adviesvraag door het ENW goed is geïnterpreteerd.
- Hierna wordt de adviesvraag door de vraagsteller afgerond en formeel ingediend. Totdat het ENW de adviesvraag formeel heeft ontvangen, wordt gewerkt met de conceptadviesvraag.
Adressering van de adviesaanvraag (brief + bijlagen) is als volgt:
Expertise Netwerk Waterveiligheid
de voorzitter mevrouw ir. H.C. Klavers
p/a Rijkswaterstaat WVL, afdeling Waterkeringen
t.a.v. de heer ir. N.R. van der Sleen
Postbus 2232
3500 GE Utrecht
De brief en bijlagen bij voorkeur digitaal, als ondertekende PDF, sturen naar enwsecretariaat@rws.nl. De adviesvraag wordt - in principe - ingediend namens het bestuur van de vragende organisatie en is minimaal ondertekend op directieniveau. Het ENW richt zijn adviezen aan het dagelijks bestuur van waterschappen, aan de directeur-generaal Water en Bodem van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en adviezen aan de hoofdingenieur-directeur van het desbetreffende organisatieonderdeel of de programmadirecteur van Rijkswaterstaat. - De ENW-Kerngroep wordt in de eerstvolgende vergadering geïnformeerd over de binnengekomen adviesvraag door de werkgroepvoorzitter. Indien de Kerngroep “geen bezwaar” heeft, wordt de adviesvraag formeel in behandeling genomen in de voorgestelde werkgroep. De ENW-coördinator stelt de adviesvrager op de hoogte van de behandeling van de adviesvraag en de planning die daarbij hoort. Het streven is dit binnen twee weken na de ENW-Kerngroep te doen.
- In de periode tot aan de volgende ENW-Kerngroepvergadering gaat de werkgroep aan de slag met het opstellen van een werkgroepadvies, dat o.a. in de eerstvolgende werkgroepvergadering zal worden besproken. Bij complexe adviesvragen kan van deze planning worden afgeweken.
- De Kerngroep bespreekt het werkgroepadvies en stelt daarna het definitieve advies op. De ENW-coördinator zorgt voor een terugkoppeling vanuit de Kerngroep richting het adviesgroepje. De adviesvrager ontvangt het advies altijd schriftelijk en DGWB krijgt een afschrift.
- Na enkele weken informeert de ENW-coördinator bij de adviesvrager hoe het advies is ontvangen en wat met het advies is of wordt gedaan.
Wanneer ENW-leden als expert direct bij het project zijn betrokken, houden zij zich afzijdig van het opstellen van het advies. Daarnaast wordt in de ENW-adviezen een korte verantwoording opgenomen over de totstandkoming van het advies, met speciale aandacht voor belangenverstrengeling, hier wordt geanonimiseerd melding van gemaakt.
Voorwaarden advies
Om tot een kwalitatief goed advies te kunnen komen, stelt het ENW enkele voorwaarden:
- De adviesvrager zorgt zelf voor interne en externe kwaliteitsborging op het project en de producten die binnen het project worden gemaakt. Eerdere onderzoeken of adviesvragen dienen afgerond te zijn. Van alle aangeleverde stukken is de kwaliteit geborgd. Het ENW controleert bijvoorbeeld geen berekeningen of dimensies van ontwerpen, maar kan wel adviseren over zaken als aanpak, methode en uitgangspunten. De adviesvrager laat weten hoe de kwaliteitsborging is geregeld en wie hierbij zijn betrokken en neemt dit op in de adviesvraag. De kwaliteitsborging moet afgerond zijn voordat men zich tot het ENW wendt. Het inschakelen van voldoende experts bij zowel de ontwikkeling, de uitvoering als bij de kwaliteitsborging is essentieel.
- De adviesvrager zorgt, afgestemd met het ENW-secretariaat, voor een heldere vraagstelling. De vraag en eventuele deelvragen staan in de brief aan het ENW, met daarin ook duidelijke verwijzingen naar, of passages uit, de verschillende bijlagen. De adviesvrager geeft ook aan wat het belang is van het ENW-advies.